VERBİS nedir; VERBİS, kişisel verileri işleyen veri sorumlularının, veri işlemeye başlamadan önce kayıt olmakla yükümlü oldukları sistemdir. Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi’nin kısaltması olarak kullanılan VERBİS, 6698 sayılı Kişisel Hükmü gereği kişisel verileri işleyen veri sorumlularının bu sisteme kayıt olması zorunluluğu bulunmaktadır. VERBİS denetlemeye açık alanlardır, sistem üzerinden sicil kayıtlarına erişim ve kayıtları inceleme talebi oluşturulabilir.
VERBİS’e Kayıt Zorunluluğu Var Mı?
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 16’ncı maddesi gereğince, gerekli şartları taşıyan kurumların VERBİS’e kayıt yaptırmaları zorunluluğu bulunmaktadır. Zorunlulukların neler olduğu, KVKK’da ve Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelikte belirtilmiştir.
Bunun dışında Kurul tarafından 2019/32 sayılı karar uyarınca, bu durumdan istisna tutulan veri sorumluları olabilmektedir. Bunlar;
- Herhangi bir veri kayıt sisteminde kayıtlı olmak koşuluyla ve otomatik olmayan veri işleyenler,
- Noterler,
- Dernek kanununa göre kurulmuş dernekler, vakıf kanununa göre kurulmuş vakıflar, sendikalar ve toplu iş sözleşmesi kanununa göre kurulmuş sendikalardan yalnızca ilgili mevzuat ve amaçlarında uygun, faaliyet alanları ile sınırlı ve sadece kendi çalışanlarına yönelik kişisel veri işleyenler,
- Siyasi partiler,
- Avukatlar,
- Serbest muhasebeci ve yeminli mali müşavirler
VERBİS’e kayıt zorunluluğu bulunmayan istisnalardır. Bu istisnalar dışında kalan veri sorumlularının 2018/88 sayılı karara göre çalışan sayısı 50’nin üstünde olan ya da yıllık mali bilançosu 25 milyon TL’nin üzerinde olan yurt içi veya yurt dışı veri sorumluları ile kamu kurum ve kuruluşlarının VERBİS’e kayıt yaptırma zorunluluğu bulunmaktadır.
VERBİS Kayıt Prosedürü
VERBİS nedir, kayıt prosedürü nasıldır? KVKK’nın bildirisinde yer alan kayıt yükümlülüğü kapsamında yer alan veri sorumlularının, VERBİS ekranı aracılığıyla;
- Veri sorumlusu yönetici girişi, veri sorumlusu temsilcisi bildirimi, kamu kurumları tarafından belirlenen koordinasyon görevlisinin bildirimi konularında sisteme bilgi girişi yapılarak başvuru formu oluşturulur.
- Başvuru formunun Başkanlığa ulaşması sonucunda sistem üzerinden kullanıcı adı ve parola oluşturularak bilgilerin veri sorumlusuna iletilir.
- Kullanıcı bilgileri ile sisteme giriş yapılmasının ardından, bir irtibat kişisi ataması gerçekleşir. Veri sorumlusunun işleyeceği veriler ile ilgili irtibat kişisinin yapması gereken veri kategorileri, veriyi işleme amaçları, ne kadar süre saklanacağı, işlemler sırasında alınacak teknik ve idari tedbirler, işlenen verilerin aktarılacağı kişi veya kişiler, yapılacak ise yabancı ülkelere aktarımı öngörülen veriler ve konulara ilişkin kategorik olarak bilgi girişleri yapılır
- İlgili kişilerin sistemde kayıtlı bilgileri görüntülenmesi işlemleri yapılmaktadır.
VERBİS KAYIT Süresi Ne Kadar?
11/03/2021 tarihinde alınan karar, 16/03/2021 tarih ve 31425 sayılı Resmi Gazetede yayımlandı. Kararda ‘’Dünyada olduğu gibi ülkemizde de etkisini gösteren salgın nedeniyle Sicile kayıt yükümlülüğünün yerine getirilmesi hususunda zorluklar yaşadığı gerekçesiyle Sicile kayıt sürelerinin uzatılmasına ilişkin birçok veri sorumlusu veya bunların bağlı olduğu üst kuruluşları ile bazı kamu kurumları ve kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları tarafından Kuruma intikal ettirilen taleplerin değerlendirilmesi neticesinde;
Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun 11/03/2021 tarihli ve 2021/238 sayılı karar ile,
- Yıllık çalışan sayısı 50’den fazla veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den çok olan veri sorumluları ile yurtdışı yerleşik veri sorumlularının VERBİS’ e kayıt yükümlülüklerini yerine getirmeleri için belirlenen süre 31.12.2021 tarihine,
- Yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilançosu 25 milyon TL’den az olan, ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olan veri sorumlularının VERBİS’ e kayıt yükümlülüğünü yerine getirmeleri için belirlenen süre 31.12.2021 tarihine
- Kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliği taşıyan meslek kuruluşu veri sorumlularının VERBİS’ e kayıt yükümlülüğünün yerine getirmesi için belirlenen süre 31.12.2021 tarihine,
kadar uzatılmasına
- Anılan kararın Kurum internet sayfasında duyurulması ve Resmi Gazetede yayınlanmasına oybirliği ile karar verilmiştir.’’ ifadeleri yer almıştır.
Bu sayede doktor, diş hekimi, fizyoterapist, diyetisyen gibi özel muayenehanesinde sağlık hizmeti sunan gerçek kişiler, eczaneler, hastaneler, poliklinikler, tıp merkezleri, diyaliz merkezleri, estetik merkezleri gibi faaliyet gösteren veri sorumluları için de kayıt süresi yıl sonuna kadar uzatılmıştır.
6698 sayılı kanunun 18. maddesine ve Türk Ceza Kanunun 135. ve 140. maddelerine göre; kişisel veri ihlalleri, VERBİS’e kayıtların yapılmaması, yükümlülüklerinin yerine getirilmemesi durumlarında 5.000 TL ila 1.000.000 TL arasında değişen idari para cezaları, 1 yıldan başlayarak 6 yıl 9 aya kadar çıkan hapis cezaları riski bulunabilmektedir.
Sonradan Kayıt Yükümlüsü Olanlar VERBİS’e Ne Zaman Kayıt Olmalıdır?
Kurulun belirlediği şartlarını sağlayan veri sorumluları için son tarihler Yukarıda yer alan bölümde hangi kapsam dâhilinde ise o grup için belirlenen kayıt süresine uymaları gerekmektedir.
Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmeliğin 8. maddesine göre sonradan kayıt yükümlüsü haline gelen veri sorumluları için belirlenen 30 günlük süre, Kurul kararıyla belirlenen kayıt sona erme tarihlerinden sonra başlayacaktır.
VERBİS’e Hangi Bilgiler Kayıt Edilir?
Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmeliğinin 9. maddesi gereği VERBİS’e kayıt edilmesi belirlenen bilgiler;
- Veri sorumlusu, varsa veri sorumlusu temsilcisi ile irtibat kişisine ait kimlik ve adres bilgiler için kurul tarafından belirlenen başvuru formunda yer alan bilgiler,
- Kayıt altına alınacak verilerin hangi amaçla saklı tutulacağı,
- Veri konusu kişi grubu ve grupları ile bu kişilerine ait kategori açıklamaları,
- Verilerin aktarıldığı alıcı veya alıcı grupları,
- Yurt dışına yapılacağı öngörüsü olan veriler,
- KVKK’nın öngördüğü ve kurul tarafından belirlenen kriterlere göre veri güvenliğine ilişkin alınacak tedbirler,
- Kişisel verilerin mevzuatta öngörülen ya da işlendikleri amaç için gerekli olan azami muhafaza edilme süresi.
Kişisel veri işleyecek veri sorumlularının sisteme belirlenen süre içerisinde kayıt etmeleri gereken bilgilerdir
VERBİS Sicil Sorgulama Nasıl Yapılır?
VERBİS kayıtları kamuya açık olarak tutulmaktadır. Herhangi bir kişisel veri ihlalinin tespit edilmesi ve düzeltilmesi amacıyla yapılan düzenleme ile verilerin sistemde doğru olarak girilmesi amaçlanmaktadır.
VERBİS’e kayıt altında tutulan kimlik bilgileri, iletişim bilgileri, bordro bilgileri, fatura, senet bilgileri, işe giriş-çıkış belgesi kayıtları, mesleki deneyimler gibi bilgilerin ulaşımı kamuya açık olmaktadır. KVKK’nın sitesinde yer alan VERBİS seçeneği üzerinden Sicil Sorgulama alanından sorgulama işlemi gerçekleştirilebilir. Açılan sayfada sorgu gerçekleştirecek vergi sorumlusunun ad – unvan bilgilerinin girmesinin ardından tüm kayıt bilgilerine ulaşılabilir. Sayfada yer alan bilgilerin yanlışlığının tespit edilmesi durumunda, yanlış verilerin veri sorumlusu ile iletişime geçilir ve gerekli görüldüğü durumlarda kurula şikâyet başvurusunda bulunulabilir.
VERBİS Kayıtlarının Güncel Tutulması
Veri Sorumlularının VERBİS’ e kayıt altına aldıkları bilgilerin eksiksiz, doğru, güncel ve hukuka aykırı olmamalıdır. Veri sorumlusu kayıtlı bilgiler üzerinden değişiklikler olduğu takdirde sistemde gerekli güncelleme işlemlerini yapmakla sorumludur.
VERBİS Kayıtlarının Sicile Aykırılığı Yaptırımları Nelerdir?
KVKK’nın kabahatler başlıklı 18. maddesine uyarınca VERBİS’e kayıt ve bildirim yükümlülüğüne aykırı davrananlar hakkında Kurul tarafından 20.000 TL ila 1.000.000 TL’ye kadar idari para cezası verilir. Bu cezaya tabi olacak durumlar arasında gerekli kayıtın sistemde zamanında yapılmaması, bilgilerin eksik ya da yanlış bildirilmesi, yapılan değişiklerin zamanında bildirilmemesi durumları sayılabilir.
Veri Sorumlusunun Durumunda Değişiklikler Olursa Ne yapılacak?
Veri sorumlusunun faaliyetlerinde oluşabilecek değişiklikler meydana geldiği takdirde bilgilerin güncellenmesi için verilen süre yedi gündür. Kişisel veri işlemeye başlamadan önce sisteme bilgi güncellemesi yapılması gerekli ise bu güncellemelerin belirlenen süre dâhilinde yapılması ve bu süreç tamamlanmadan yeni kayıtlar yapılmaması gerekmektedir.
