Anahtar performans göstergesi, firmaların çalışanlarını ve iş akışlarının performanslarını ölçmeye yönelik kullanılan bir metottur. Key performance indicator (KPI) olarak bilinen ve dilimize anahtar performans göstergesi olarak çevrilmiş bir terimdir. Ortaya koyulan hedeflerin gerçekleşmesine yönelik ne kadar yol kat edildiğinin tespit edilmesi ve varsa hataların farkına varılması adına etkili yöntemlerden biridir. Ayrıca firmaların zaman içerisinde elde ettikleri değişimin farkına varmaları ve yeni planlamalara yön vermeleri noktasında da etkili olmaktadır.
Her firma yola başarılı sonuç elde etmek için çıkar. Bu yolculukta nasıl bir gidişat elde ettiğini öğrenmek, bir sonraki adımı belirlemek için yön gösterici etkenlere ihtiyaç duyabilir. Yürütülen çalışmaların getirileri neler? Sorunların çözümü ve başarı oranını artırmak için neler yapılmalı? Sorularına cevap verebilecek verilere ihtiyaç duyulabilir. Anahtar performans göstergesi de tam bu noktada ortaya çıkmaktadır. Firmanın başarı oranını ölçmek ve neler yapabileceğine yönelik fikir olabilecek ayrıntıları sunabilecek bir metot olarak kullanılır.
Anahtar Performans Göstergesi Neden Önemlidir?
Anahtar performans göstergesi ile firmanın gerçek performansını görebilme imkanı elde edilebilir. Performansın analize edilmesi yapılabilecek iyileştirmeler için önemlidir. Bu sayede doğru yapılan ya da hatalı yapılan işlerin tespit edilmesi, sektörün gerekliliklerinin tespit edilmesi adına da önem teşkil etmektedir. Ayrıca günümüzde kullanılan modern yöntemlerden en etkilisi de anahtar performans göstergesidir. Zaman faktörü bizim için fazlasıyla önemlidir. Bu sebeple de iş süreçlerinin en kısa sürede tamamlanmasının önemi de büyüktür. Rekabetin artış gösterdiği günümüzde zamanın önemi daha fazla öne çıkmaktadır. Ne kadar hızlı yol alınırsa rekabette bir adım öne geçmek mümkün olabilir. Firmalar da çalışmalarını daha kısa sürede bitirmek adına etkili olacak yöntem arayışındadır. Anahtar performans göstergesi de bu çalışmalarda etkili olacak yöntemlerden birisidir. Uzun süredir kullanılan bu metot firmaların daha fazla önem vermesi gereken çalışmalardan olmalıdır.
Anahtar performans göstergesi ile iş akışında verimli ve ya verimsiz çalışmaların varlığının tespit edilmesi firma adına hızlı aksiyon almak için fayda sunar. Çalışmalar tamamlanmadan çalışan kişilerde bir değişiklik meydana geldiğini varsayalım. Bu durumda çalışmaları durdurmak çok da mümkün bir seçenek değildir. Ancak o ana kadar yürütülen çalışmalar hakkında yeterli bilgi akışı sağlanamazsa işler aksayabilir. Anahtar performans göstergesi analizleri sayesinde işler sabit kişiler üzerinden işlemek yerine çalışmalar aksamadan devam edebilir. Dolayısıyla da çalışan üzerinden değil iş akışı üzerinden bir çalışma prensibi belirlenmiş olur.
Anahtar Performans Göstergesi Kullanım Alanları Nelerdir?
Firmalar genel bir işleyiş ile sınırlı kalmadan çalışmalarında anahtar performans göstergesi yöntemine yer verebilir. Bu sayede hangi alanda eksiklikler varsa bunlar giderilebilir ve iyileştirme çalışmaları yürütülebilir. Firmalar kendi bünyesinde bulunan; insan kaynakları, satış, pazarlama, sosyal medya, arama motoru optimizasyonu çalışmaları gibi farklı alanlarda planlamalar yapmak için anahtar performans göstergesi metodunu kullanabilir. Bu sebeple de etkin ve verimli çalışma gerçekleştirmek daha kolay olmaktadır.
Satış alanında KPI örnekleri;
- Satış oranları,
- Müşteri kayıtları,
- Geri dönüt oranları,
- Gelen sipariş adetleri,
- Ziyaretçi oranları
Sosyal medya alanında KPI örnekleri;
- Paylaşımların görüntülenme sayısı,
- Erişim oranları,
- Gelen takipçi sayıları,
- Paylaşımların aldığı etkileşim oranları,
- Ziyaretçi yorum ve tıklanma oranları
Pazarlama alanında KPI örnekleri;
- Pazar payı,
- Pazar gelişim raporu,
- Potansiyel müşteri dönüşleri
Arama motoru optimizasyon çalışmalarında KPI örnekleri;
- Tıklama başına maliyetler,
- Geri dönüşüm oranları,
- Organik site trafiği oranları,
- Sayfada geçirilen süre
- Anahtar kelime analizleri
İnsan kaynakları alanında KPI örnekleri;
- Çalışan performans raporları,
- Çalışanların memnuniyet oranları,
- Çalışan hakları maliyeti
Anahtar Performans Göstergesinin Faydaları Nelerdir?
- Firmaların hedeflerine ulaşmasına yardım eder
- Yönetim aşamasında iyileştirmelere yardım eder
- Oluşabilecek sorunlara karşı ön hazırlık oluşturur
- Hedefe ulaşılamamasının ya da hedefin daha fazlasını elde etmenin nedenlerine açıklık getirir.
- Çalışan performanslarının iyileştirilmesine katkı sunar
Gibi firma çalışmalarından olumlu sonuçlar almaya olanak sunmaktadır. Kısacası Anahtar performans göstergesi ile firmanın her alanı için denetimlerde bulunmak mümkündür. Bu sayede firma genelinde planlamalar yapılabilir.
Anahtar Performans Göstergesi Oluştururken Nelere Dikkat Edilmeli?
Anahtar performans göstergesi, firmaların çalışmalarını değerlendirmek için kullanılabilecek en etkili kritiklerdir. Bu çalışmalar sayesinde, yürütülen çalışmaların herhangi bir noktasında aksamaya sebep olabilecek detay varsa engel olunabileceği gibi, olumsuzluk ile karşılaşmaya da önlem alınabilir. Dolayısıyla çalışmalarda dikkat edilmesi gereken bazı önemli noktalar bulunmaktadır. Bu ayrıntılardan kısaca bahsetmek gerekirse;
- Anahtar performans göstergesi oluştururken, takibi kolay ve yönetilebilir olmasına dikkat edilmesinin yanı sıra gerektiği oranda oluşturulmalı
- Oluşturulan çalışma, firmanın işleyişine uyumlu ve istenildiği anda değiştirilebilecek esnek yapıya sahip olmalıdır.
- Verilerin toplanması adımı ulaşabilir olmalı ve kolay kullanım olanağı sunan bir tasarıma sahip olmalıdır.
- Oluşturulacak Anahtar performans göstergesi firmanın, girdi, çıktı ve sonuçlar kısmına sahip olmalıdır. Kritikler gerçekleştirmek adına bu adım önem teşkil etmektedir.
- Anahtar performans göstergesi çalışmaların başarılı sonuçlanması için firma içerisinde doğru bir şekilde anlaşılmalı ve benimsenmelidir.
- ISO 22400 standartları kapsamında isim, kimlik, açıklama, kapsam, formül, ölçü birimi, aralık ve eğilim bilgilerini içermesi etkili bir KPI için önemlidir.
Etkili bir çalışma gerçekleştirmek için bu ayrıntılara dikkat etmek faydalı olacaktır. Bu ayrıntılardan daha önemlisi ise firmaların anahtar performans göstergesi çalışmalarının öneminin kavramış olmasıdır. Çalışmalar için yeterli özveri gösterilmediğinde etkin sonuçlar elde edilmesi çok mümkün olmayacaktır. Dolayısıyla her çalışmada olduğu gibi, bu çalışmalara da profesyonel bir yaklaşım sergilenmelidir.
Başarılı KPI Nasıl Yapılır?
Anahtar performans göstergesi oluşturmak ve doğru analiz etmek için işleyiş hakkında bilgi sahibi olmak gerekmektedir. Bunun için de firmanın gereksinimleri belirlenmeli ve bu gereksinimler dahilinde firma sahibinin analiz etmesi gereken konu başlıkları;
- Firmanın etkin olduğu alanlar için KPI çalışmaları ne kadar uygun?
- Oluşturulan hedefler işletme özelinde mi?
- Hedefin ulaşılabilirliği firma için hangi boyutta?
- Firma hedefe ne kadar zamanda ulaşım sağlayabilir?
Gibi soruları sormaktaki başlıca amaç, hedefin ve çalışmaların firma ile uyumunu belirlemektir. Bir hedef belirlendiğinde ve elde edilen sonuç bu orandan fazla olduğunda sebeplerini araştırmak gereklidir. Hedef düşük mü tutuldu ve ya hangi sebepler bu sonuçları etkiledi. Bu durum incelemeler için önemli olmaktadır. Performansın belirlenmesinde etkili olacak adımları atlamamak gerekmektedir.
KPI çalışmalarının yanı sıra, hedeflerinizin SMART kriterlerine uygunluğunun test edilmesi de başarılı sonuç almayı etkilemektedir. Peki, nedir bu SMART kriterleri? SMART hedefleri yönlendirme yapmak adına kullanılacak yöntemlerin kısaltması olarak kullanılmaktadır. Spesific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-Bound terimlerinin kısaltmasıdır.
Spesific: hedefin tanımı kesinlik belirtilmeli
Measurable: hedefin ölçülebilir olma
Achievable: Hedef tüketici tarafından ulaşılabilir görmeli
Relevant: Hedefler firma ile ilgili olmalıdır.
Time-Bound: hedefe ulaşmak adına bir zaman sınır olmalıdır.
Bu adımlara dikkat edildiğinde daha başarılı sonuçlar elde edilebilir. SMART kriterleri hedefin firmaya ve sektöre uygunluğunun kontrol edilmesi noktasında kullanılmaktadır. Her firmanın öncelikli amacı büyümektir. Bu büyüme adımının etkili olması için de planlamaların doğru yapılması firmanın gidişatı için önem teşkil etmektedir. Planlama aşamasının da firma ve bulunduğu sektör ile uygunluğun ölçmek için SMART kriterlerine öncelik verilebilir. Bu sayede çalışmalarda zamanı etkili kullanmak mümkün olacaktır.
