E-ticareti, bugün hem ülke içerisinde hem de evrensel olarak hizmet veren bir dijital platform olarak ifade edebiliriz. E-ticarette yer alan ve önem derecesi büyük olan sistemlerden biri olarak ileti yönetim sistemini dile getirebiliriz. E-ticaretle uğraşan kişi ya da işletmelerin aşina oldukları terimlerden biridir. Peki ileti yönetim sistemi nedir? İleti yönetim sistemi kimleri kapsar? İleti yönetim sisteminin sunduğu hizmetler nelerdir? Bu gibi sorular kullanıcılar tarafından sıkça aranan sorular arasında yerini alıyor. Bu yazımızda ileti yönetim sisteminin ne olduğu, kimleri kapsadığı hakkında genel bir bilgi vereceğiz.
İleti Yönetim Sistemi (İYS) Nedir?
E-ticarette hizmet sağlayıcıların ticari içerikli elektronik onaylı iletilerin kaydedilerek depolandığı veri tabanına ileti yönetim sistemi denir. 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun içerisinde yer alan ve Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik kapsamında ileti yönetim sistemine hukuksal bir boyut kazandırılmıştır. İleti yönetim sistemi ile ilgili düzenlemeler hem alıcıların hem de hizmet sağlayıcıların mağduriyet yaşamaması açısından önemli bir gelişme olduğunu ifade edebiliriz. Bu yönetmelik kapsamında hizmet sağlayıcıların alıcılara göndermiş olduğu ticari iletiler izin dahilinde gönderilebilir. Alıcıların ticari iletileri onaylamaması durumunda ileti gönderilemez. Ancak bu durum için yönetmelikte bulunan istisnai durumlar olabilir.
Alıcıların ticari ileti gönderilmesini kabul etmesi durumunda onay elektronik ortamda gerçekleşmemişse yani fiziksel bir ortamda onay verilmişse alıcının mutlaka onay verdiğine dair imzasının alınması gerekir. Eğer onay elektronik ortamda gerçekleşiyorsa, alıcının aktif olarak kullandığı bir iletişim adresine onay alındığına dair bir bilgilendirme iletisi gönderilir. Bilgilendirme mesajının aynı gün içerisinde gönderilmiş olması önemlidir. Alınan onayın, yetkili kişiden alındığına dair elektronik kayıt tutularak, güvenli bir şekilde saklanması önemlidir.
Tüm hizmet sağlayıcılar ile aracılar arasındaki ticari içerikli iletiler, ileti yönetim sistemi içerisinde yer almaktadır. Konunun daha net anlaşılması için bazı kavramlara açıklık getirmemiz faydalı olacaktır. Çünkü alıcının, hizmet sağlayıcının ya da elektronik iletinin ne olduğunu bilmeden aralarındaki ilişkiyi anlamamız zorlaşabilir. Bu nedenle ileti yönetim sisteminde bulunan temel kavramların ne olduğunu açıklayarak başlayalım.
Alıcı: Hizmet sağlayıcıların ticari iletiyi gönderdiği kişiye alıcı denir. Sms, e-posta, ya da arama gibi ticari içerikli iletilerin muhatabı olan kişi alıcılardır.
Hizmet Sağlayıcı: Alıcılarla ticari iletişim sağlayan kişilere hizmet sağlayıcılar denir. Hizmet sağlayıcılar, gerçek ya da tüzel kişi olabilir.
Ticari ileti: Hizmet sağlayıcıların ticari faaliyetlerini gerçekleştirirken satışını gerçekleştirdiği ürün ya da hizmetinin pazarlamasını yapmak, tanınırlığını artırmak için online iletişim kanallarını kullanarak göndermiş olduğu ticari içerikli mesaja, ticari ileti denir. Ticari ileti, elektronik araçlar kullanılarak alıcıya gönderilir.
İleti Yönetim Sistemi (İYS) Hizmetleri Nelerdir?
E-ticaret yapanlara kolaylık sunan bir sistem olarak ifade edebileceğimiz ileti yönetim sistemi, farklı alanlarda hizmet seçenekleri sunarak hem alıcıyı hem de hizmet sağlayıcıyı büyük bir zahmetten kurtarıyor. Özellikle izin işlemlerinin bir sistem üzerinden yönetilebilmesi ve sistematik hale getirilmesi, kullanıcı deneyimi açısından oldukça önemli bir konudur.
İleti yönetim sisteminin sunduğu hizmetleri;
- Vatandaşlık hizmetleri
- Temel hizmetler
- Kurumsal hizmetler
- Aracı hizmet sağlayıcıları
olarak sıralayabiliriz. Vatandaşlık hizmetlerinden başlayarak, verilen hizmetlerin kapsamlarında bahsedelim. Öncelikle ileti yönetim sistemi, alıcılar tarafından da kullanılabilir. Alıcılar yani vatandaşlarımız ileti yönetim sistemine giriş yaparak, elektronik ileti izinlerini kolayca yönetebilirler. Tek bir sistem üzerinden, onaylarınızı ya da ret işlemlerinizi güven içerisinde gerçekleştirebilirsiniz. Almış olduğunuz, arama, e-posta ya da sms iletilerinin, sadece istediğiniz işletmelerden gelmesini sağlayabilirsiniz. Ayrıca ileti yönetim sistemi üzerinden, e-posta adresiniz ya da cep telefonu numaranız gibi kişisel bilgilerinizin hangi işletmelerde bulunduğunu kolayca öğrenebilirsiniz. Vatandaşlık hizmetinden yararlanmak isteyen vatandaşlarımız ileti yönetim sistemine “iys.org.tr” veya “e-devlet kapısı” üzerinden giriş sağlayabilirsiniz. Bu sayede elektronik iletilerinizi istediğiniz zaman istediğiniz yerde düzenleyebilirsiniz. Onay ya da ret durumunu değiştirebilirsiniz. İYS ile kişisel verilerinizi güvenli ve kolay bir şekilde yönetin.
Temel hizmetler ise İYS’de kaydı bulunan hizmet sağlayıcıların yararlanabileceği hizmetleri içerir. Hizmet sağlayıcılar elektronik ileti için gerekli izni alıcılar için alarak yönetmeye başlar. İzinlere yönelik kayıtlar sistemde hizmet sağlayıcının sunduğu bildirime göre kaydolur. Alıcının izin durumuna şikayet etmesi durumunda, hizmet sağlayıcıdan onayın usule uygun alındığına dair ispat sunması gerekir. Hizmet sağlayıcılarının İYS üzerinden gerçekleştirebileceği işlemler;
- İzin eklem/değiştirme
- İzin durumu sorgulama
- Marka bayi/acente yönetimi
- Günlük raporlama
Kurumsal hizmetler, hizmet sağlayıcıların ileti yönetim sistemi ile kendi bilişim sistemi arasında veri aktarımı sağlamak istediğinde kullanabileceği bir hizmettir. Veri aktarımı yapmak isteyen hizmet sağlayıcılar, entegrasyon modülü kullanarak gerçekleştirebilirsiniz. Ek olarak İYS Yolu Modülü üzerinden de yine onay ve ret işlemlerini yönetebilirsiniz.
İleti Yönetim Sistemi (İYS) Nasıl Çalışır?
E-ticaret yapan kişi ya da işletmeler yani hizmet sağlayıcılar, aldıkları izinli iletileri, ileti yönetim sistemi içerisinde güvenle muhafaza edebilirler. İYS’de saklanan onaylı iletiler sayesinde hizmet sağlayıcılar, pazarlama stratejisi olarak bu iletileri kullanabilir. Yaptığınız kampanya, promosyon, indirim gibi içeriklerden müşterilerinizi haberdar etmek için ileti gönderebilirsiniz. Bu iletileri göndermek için, sms, e-posta ya da arama olarak iletebilirsiniz.
Alıcılardan alınan elektronik izinleri, ileti yönetim sistemine yükleyerek ileti gönderimini gerçekleştirebilirler. Alıcılar da yine sistem üzerinden izin durumlarını değiştirebilirler. Bunun için sisteme giriş yapması yeterlidir. Alıcı, sistem üzerinde kimlerin kendisine ileti gönderebileceğinin ve hangi kanalları üzerinde bu işlemi yapabileceğinin bilgisine kolayca ulaşabilir. İstediğiniz herhangi bir işletme üzerinden izin işleminizi değiştirerek güncelleyebilirsiniz. Hem alıcılar hem de hizmet sağlayıcılar, bu işlemleri tek bir panel üzerinden gerçekleştirebilirler.
Alıcılar tarafından yapılan izin işlemlerini, hizmet sağlayıcılar ileti yönetim sistemi üzerinden görüntüleyebilir. Sadece izin veren alıcılara ileti gönderimi gerçekleştirebilirler. Daha önce izin onayı olan bir alıcı bu durumu değiştirmişse; hizmet sağlayıcı tarafından gönderilen ileti, ileti yönetim sistemi tarafından fark edilir ve ileti gönderilmesi engellenir.
E-ticaret yapmaya başlayan kişi ya da işletmelerin İYS’ye kayıt yaptırmasının zorunlu olup olmadığı konusu merak edilen sorulardan bir tanesidir. E-ticaretle uğraşan kişi ya da işletmelerin ileti yönetim sistemine kayıt olması gibi bir zorunlulukları yoktur. Ancak şu istisnai duruma dikkat edilmesi gerekir. Eğer müşterilerinize ticari içerikli bir ileti göndermek istiyorsanız, ileti yönetim sistemine kayıt yaptırmanız gerekir. Çünkü iletilerin izin durumu ile ilgili hem alıcıya he de satıcıya bu sistem güvence sağlar. Sistemde kayıtlı olan izinli alıcılara elektronik ileti gönderimi sağlayabilirsiniz.
İleti Yönetim Sistemine Nasıl Başvurulur?
İleti yönetim sistemine kayıt yaptırmak oldukça kolaydır. E-ticaret yapan kişi ya da işletme iseniz online olarak “https://iys.org.tr/ üzerinden kayıt işleminizi gerçekleştirebilirsiniz. Dijital ortamda başvuru gerçekleştiği için başvuru yapılan kişi ya da işletmenin yetkilisinin elektronik imzası ile başvuru işlemini tamamlayabilirsiniz. Elektronik imza olmaması durumunda fiziksel başvuru gerçekleştirilebilir. İYS için gerekli belgeler;
- Şirketin yetkili kişisine ait temel bilgiler (T.C kimlik no, kurumsal e-mail adresi, yetkiliye ait cep telefonu numarası)
- MERSİS numarası
- Markaların tescil belgeleri (elektronik ileti gönderdiği markalar)
- İYS temel hizmetler kullanım taahhütnamesi
